DOCUMENTOS (ADMINISTRAÇÃO)

ATESTADO

DECLARAÇÃO

PROCURAÇÃO

NOTA FISCAL

CUPOM FISCAL

CARTA DE CRÉDITO

PEDIDO DE COMPRA

BOLETO BANCÁRIO

DUPLICATA

FATURA

MEMORANDO

CIRCULAR

OFÍCIO
CERTIFICADO

INTRODUÇÃO

Um documento é um escrito (em papel ou arquivo digital) que serve de prova de um fato, constituindo um elemento de informação. Um documento pode ser um formulário em papel ou digital preenchido e autenticado ou assinado, por exemplo. Um outro comprovante qualquer, desde que tenha um mínimo necessário de formalidade, pode ser considerado também um documento. Uma evidência escrita (mesmo que manuscrita) que comprove um fato, uma doação ou um pagamento por um produto ou serviço, por exemplo, também pode ser considerada um documento.

Alguns dicionários brasileiros, como o Michaelis e o Larousse, por exemplo, afirmam que um objeto que possa ser considerado prova de um fato pode ser considerado um documento. Assim, não é difícil concluir que um pendrive, por exemplo, contendo um arquivo de voz ou vídeo que comprove claramente a intenção de uma pessoa de fazer uma doação, compra ou venda, por exemplo, pode ser considerado um documento, desde que, é claro, as circunstâncias em que essa gravação foi realizada sejam levadas em consideração, ou seja, desde que a pessoa em questão não tenha sido pressionada, ameaçada, manipulada, enganada ou violentada antes ou durante a gravação.

ATESTADO

Um atestado é um documento de declaração de fato baseado no conhecimento, na profissão, na autoridade e/ou na especialização / especialidade da pessoa que assina o atestado. É uma afirmação, escrita e assinada, da existência ou verdade de um fato, condição ou estado de uma pessoa física ou pessoa jurídica. Um atestado médico, por exemplo, prova, para todos os efeitos, que uma pessoa física está numa condição ou situação de saúde ou doença.

Ele é um documento específico de declaração sob responsabilidade e está baseado no conhecimento, na profissão, na autoridade e/ou na especialização / especialidade da pessoa ou autoridade que emite / assina o atestado. É uma afirmação escrita e assinada sobre a existência de um fato que um profissional ou uma autoridade fornece ao interessado.

DECLARAÇÃO

A declaração é um documento em que a pessoa que assina, não necessariamente um profissional especializado em uma atividade ou uma autoridade, faz uma afirmação de um fato que acredita sinceramente ser verdadeiro, respondendo em juízo, inclusive, caso faça uma declaração dolosa ou falsa, que não corresponda à realidade.

A declaração é semelhante ao atestado, mas a pessoa que faz uma declaração não tem, necessariamente, uma especialidade profissional ou autoridade, digamos, sobre o assunto ou não é especialista ou perito no assunto relacionado com a declaração.

E-MAIL E FAX

O e-mail e o fax são correspondências eletrônicas. Atualmente, o e-mail é o tipo de correspondência eletrônica mais usado e o fax está caindo em desuso. O e-mail pode ser usado como documento, como prova de um fato, desde que seja possível provar em juízo a sua autenticidade, ou seja, desde que seja possível provar que teve uma origem e um destino, conhecidos também como IP, que são os endereços eletrônicos, e desde que seja possível provar quem realmente criou a conta de e-mail, acessou essa conta naquele momento e enviou a mensagem ou arquivo eletrônico em questão.

Já em relação ao fax não se costuma dizer o mesmo, é mais complicado, já que seu conteúdo não fica registrado em banco de dados de provedor de serviço, por exemplo...

PROCURAÇÃO

A procuração é um documento que confere à pessoa que o detém um mandato para realizar uma ação em seu nome, seja representar um interesse, fazer uma compra ou venda, fazer uma negociação, fazer uma contratação, assumir o controle ou gestão de um negócio e até mesmo de um patrimônio, dentre outras funções. Um mandato é uma autorização que alguém confere a uma pessoa para, em seu nome, praticar certos atos.

Existem dois tipos de procuração:

O instrumento particular, manuscrito ou impresso, com assinatura do outorgante e de conformidade com as exigências da lei, inclusive as exigências de formalidade. Pode ser manuscrito e assinado pela própria pessoa outorgante ou impresso / escrito por outra pessoa e assinado pelo outorgante.

O instrumento público, esse mais confiável e preciso, quando realizado (lavrado e registrado) em cartório, em livro de notas. Sempre que possível, dê preferência à procuração pública, que é mais confiável e precisa.

NOTA FISCAL

A nota fiscal é um documento de natureza fiscal, de emissão obrigatória no Brasil para comerciantes, produtores / fabricantes e prestadores de serviços, que tem entre as principais utilidades o registro ou comprovação, para fins variados, de uma transferência de propriedade (venda) de um bem e/ou registro ou comprovação da prestação de um serviço resultante de uma atividade comercial de venda ou de prestação de serviços, prestada por pessoas jurídicas (geralmente empresas) ou micro empreendedores individuais.

Há casos em que pessoas físicas também podem emitir notas fiscais, como produtores rurais, por exemplo, que devem emitir a nota fiscal do produtor para venda de alimentos produzidos em sua propriedade rural. Essa emissão de nota fiscal do produtor é obrigatória nos casos em que os respectivos impostos não são recolhidos pelas pessoas jurídicas que compram-nos.

Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de bem ou item com valor monetário e/ou a prestação de serviços entre as partes ela também destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização nessas situações é considerada sonegação fiscal. Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos, como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora.

Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal, como, por exemplo, na devolução de produtos industrializados, cancelamento de contratos de serviços e outros cancelamentos, estornos, por exemplo.

A nota fiscal é uma relação com quantidade, resumo das especificações ou descrição e preço de um ou vários produtos e/ou serviços, emitida pelo fabricante, comerciante e/ou prestador de serviço. Atualmente no Brasil, a grande maioria das notas fiscais emitidas são do tipo NFe – Nota Fiscal Eletrônica, em que a nota fiscal em si está arquivada de forma eletrônica em órgão público, prefeitura municipal, por exemplo.

CUPOM FISCAL

O cupom fiscal é um documento semelhante à nota fiscal. Ele é usado geralmente na venda de produtos ao consumidor que vai até o estabelecimento escolhê-los e comprá-los, o chamado varejo. No caso específico do cupom fiscal, a inclusão do CPF do consumidor no cupom, no momento da compra e emissão do cupom, não é obrigatória pelo comerciante, mas torna-se obrigatória caso o consumidor peça essa inclusão, no momento da compra.

O cupom fiscal é conhecido também como NFCe - Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica.

CARTA DE CRÉDITO

A carta de crédito é um documento de uma instituição financeira (banco ou administradora de consórcios, por exemplo) autorizando ou instruindo um correspondente ou fornecedor seu a entregar um produto ou serviço ao portador ou titular da carta de crédito. Ela pode ser também um documento emitido por uma empresa autorizando ou instruindo um pagamento em dinheiro a ser realizado por outra empresa, geralmente um correspondente ou parceiro de negócios, para o portador ou titular da carta de crédito.

GARANTIA DE INDENIZAÇÃO

Conhecido também como letter of indemnity, é um documento emitido por um exportador de produtos, geralmente fabricantes, em que eles se responsabilizam por eventuais perdas decorrentes de problemas na embalagem ou medições incorretas de peso e/ou volume.

CARTA PATENTE

Conhecida anteriormente, séculos atrás, como privilégio, a patente dá ao seu detentor o direito temporário de explorar com exclusividade o processo produtivo e a comercialização do objeto prático de sua invenção, inclusive impedindo a concorrência de terceiros nessas mesmas etapas da cadeia produtiva, ou seja, impedindo temporariamente que outros façam a mesma coisa e obtenham lucro com sua invenção.

Por outro lado, é dado ao público interessado o conhecimento dos pontos essenciais e até mesmo detalhes técnicos da coisa inventada e as eventuais reivindicações que caracterizam a novidade no invento, ou seja, a patente pode ser contestada por quem afirma e pode provar que inventou e patenteou antes a mesma coisa.

Já a carta-patente é um documento emitido por uma autoridade governamental que concede a um inventor o direito de explorar comercialmente, com exclusividade, a tecnologia patenteada, por um certo tempo, ou de concedê-la a uma pessoa física ou jurídica, sob licença, os direitos de produção e/ou uso.

CHEQUE

O cheque é um documento impresso, de modo semelhante ou análogo a um formulário, que pode ser preenchido a mão ou em impressora, autorizando o pagamento em dinheiro ou depósito bancário ao portador do cheque, caso não seja nominal, ou ao beneficiário expressamente citado no cheque, caso seja nominal.

Esse tipo de documento está caindo em desuso no Brasil, graças ao avanço de novas tecnologias de pagamentos, como o cartão de crédito, o cartão de débito, as transações por internet banking ou pagamentos via DOC / TED / PIX, por exemplo, dentre outras.

O cheque é uma ordem de pagamento autorizada pelo correntista / titular ao banco para que este efetue um débito em sua conta corrente, beneficiando a pessoa que porta o cheque ou cujo nome está expresso no cheque, caso seja nominal.

Provavelmente ele continuará sendo usado apenas como um recurso eventual em caso de falhas técnicas das demais opções de pagamentos.

Na medida do possível, dê preferência às formas de pagamento eletrônicas, para evitar que sua assinatura pessoal seja visualizada em estabelecimentos comerciais em que não você não confia totalmente...

Atenção: Nunca assine um cheque em branco ou incompleto, passe um traço horizontal, de preferência com caneta própria, nos espaços não preenchidos dele.

DUPLICATA

É um documento com função semelhante ou análoga à da nota promissória, geralmente acompanhando uma mercadoria e a sua fatura. Ela é um título de crédito pelo qual o comprador, quando assina a duplicata, assume a obrigação de pagar a coisa comprada. Quando ela contém a assinatura do destinatário / comprador de uma mercadoria, confirmando assim o seu recebimento, passa a ter valor ou função semelhante ou análogo ao boleto bancário ou nota promissória, com o destinatário tornando-se um devedor.

Esse tipo de documento pode estar ou não acompanhado de um boleto bancário.

NOTA PROMISSÓRIA

A nota promissória é um documento impresso, de modo semelhante ou análogo a um formulário, que pode ser preenchido a mão ou em impressora, no qual a pessoa que assina assume a obrigação de fazer o pagamento na data combinada. A nota promissória é uma promessa de pagamento do devedor para o credor.

Curiosamente, ela ainda é usada pelo comércio popular, nas compras a prazo.

Atenção: Nunca assine uma nota promissória em branco ou incompleta, passe um traço horizontal, de preferência com caneta própria, nos espaços não preenchidos dela.

RECIBO DE DEPÓSITO

O recibo de depósito bancário é um documento que comprova a entrada de uma importância em conta corrente ou em conta de poupança. É bom não confundir o recibo de depósito bancário com o comprovante de entrega de envelope para depósito em conta bancária, pois o primeiro é um comprovante incontestável de um fato, o depósito em conta, e o segundo é um comprovante de que um envelope fechado foi depositado no caixa eletrônico do banco, este sujeito à conferência por funcionários de confiança do próprio banco.

Geralmente, a conferência é realizada por duas pessoas simultaneamente, o que, em tese, aumenta a confiabilidade e precisão do serviço.

FATURA

A fatura é um documento que comprova uma venda, geralmente com data de vencimento em 30 dias ou mais, contando a partir da data de entrega da mercadoria ao consumidor ou cliente pessoa jurídica. Já a nota fiscal fatura é a combinação dos dois documentos, da nota fiscal e da fatura. Ela é usada nos casos em que há venda de mercadoria a vista ou a prazo. A emissão de fatura não é obrigatória pela empresa vendedora, mas a emissão de nota fiscal sim, portanto cabe à própria empresa decidir se emite ou não a fatura.

A fatura é um documento na qual estão detalhadas as mercadorias vendidas e/ou os serviços prestados. O termo sacado é usado para designar o consumidor ou cliente. O termo sacador é usado para designar o vendedor.

A fatura não substitui a duplicata e/ou o boleto.

ORÇAMENTO

No contexto de comércio, o orçamento é um documento usado para prever a quantidade, a descrição e o valor a ser pago por produtos e serviços que poderão ser contratados. Ele não é um compromisso firmado de compra de um produto ou serviço, mas apenas uma previsão do que poderá ser feito, caso o consumidor ou cliente opte pela compra de um produto ou contratação e um serviço.

O orçamento não tem valor fiscal, ou seja, ele não tem relação direta com a cobrança de impostos, portanto não pode ser usado em substituição à nota fiscal. Por outro lado, ele pode ser usado pelo consumidor para posterior reclamação em juízo sobre o valor cobrado pela prestação de um serviço e/ou pela mercadoria vendida.

O orçamento é um documento que auxilia o consumidor e/ou cliente a tomar uma decisão de comprar ou não um produto ou contratar ou não um serviço, mas ele não deve ser confundido com o pedido, que, por sua vez, como o próprio nome diz, é uma solicitação de um produto e/ou serviço pelo cliente.

PEDIDO DE COMPRA

O pedido é um documento em que o consumidor e/ou cliente expressa claramente sua intenção de comprar um ou mais produtos e/o contratar um ou mais serviços, todos eles especificados no pedido, incluindo quantidade, preço, prazo de pagamento, dados pessoais do cliente, endereço de entrega, nome do vendedor e data do pedido, dentre outros detalhes.

Conhecido também como pedido de compra, ele pode ser preenchido pelo próprio produtor / fabricante de produto, pelo estabelecimento comercial que vende o produto ou pelo prestador de serviço, mas não tem valor se não for assinado pelo consumidor ou cliente.

BOLETO

O boleto é um popular instrumento de pagamento ou título de cobrança por um produto vendido ou serviço prestado, geralmente com formato padronizado, incluindo o código de barras para leitura eletrônica no seu rodapé ou na parte de baixo do documento. Esse documento pode ser pago em instituições bancárias, casas lotéricas ou via internet banking, por meio de aplicativos bancários instalados em telefones celulares ou smartphones.

Conhecido também como boleto bancário ou bloqueto, ele é um dos mais populares instrumentos de pagamentos da atualidade, aqui no Brasil, com mais de 3,6 bilhões de boletos emitidos em 2018, por exemplo.

CURRÍCULO

O currículo é um resumo do histórico profissional de uma pessoa, geralmente elaborado pela própria pessoa e geralmente usado por ela para servir de base para uma solicitação de emprego. A expressão curriculum vitae é de origem latina, ela pode ser usada como sinônimo de currículo, mas a sua tradução literal é carreira da vida.

O currículo é o histórico da educação (ensino fundamento, ensino médio e ensino superior), da formação profissional (demais diplomas e certificados de conclusão de cursos) e da experiência profissional de uma pessoa, com a indicação das empresas, órgãos e/ou instituições nas quais a pessoa exerceu atividade.

O termo currículo pode ser usado também para designar as matérias ou disciplinas de um curso.

CARTA COMERCIAL

A carta comercial é uma correspondência comercial para comunicação entre empresas, entre empresas e pessoas físicas e entre empresas e instituições, seja por via impressa, enviada pelos Correios ou entregue pessoalmente, seja por via eletrônica, principalmente por e-mail.

A linguagem utilizada na carta comercial deve ser clara, objetiva, direta, formal e o mais simples possível. O tratamento deve ser feito na segunda ou terceira pessoa, como senhor ou senhora, V.Sa. (Vossa Senhoria) e V.Exa. (Vossa Excelência), por exemplo.

MEMORANDO

O memorando é uma carta comercial mais simples, geralmente usada nas comunicações entre empresas, entre empresas e pessoas físicas e entre empresas e instituições. Ela é mais adequada para a comunicação em que não é necessário prestar muitas informações, nem usar uma linguagem muito formal, sóbria, protocolar e rígida.

Ela pode ser usada, inclusive, na comunicação da empresa com seus funcionários ou com as suas gerências, departamentos e filiais.

CIRCULAR

A circular é um documento com pontos em comum com o memorando. Ela é semelhante ao memorando, mas é mais usada para comunicar fatos a um número grande de pessoas físicas e pessoas jurídicas.

Ela pode ter uma circulação externa à organização ou empresa, como, por exemplo, para comunicar mudança de endereço do estabelecimento ou órgão público, lançamento de produtos e serviços, abertura de filiais, e alterações de preços de produtos e serviços, e pode ter uma circulação interna, como, por exemplo, para comunicar férias coletivas e alterações de horário de trabalho, dentre outros.

No caso de circular emitida por órgão público, inclusive autarquia, a circular pode ter um caráter geral, emitida pelos empregados mais graduados aos subordinados, relacionada ao serviço público ou para esclarecer o sentido de leis e regulamentos.

Geralmente, a circular é enviada por e-mail e/ou são tiradas muitas cópias, enviadas por Correios ou entregues pessoalmente.

OFÍCIO

O ofício é uma forma de comunicação escrita utilizada por empresas e instituições públicas e privadas quando o assunto tratado tem um caráter oficial. Obviamente a linguagem deve ser sóbria, formal, clara, precisa, objetiva e o mais simples possível.

Dentro de empresas e instituições, os ofícios podem ser usados também para a comunicação dos superiores hierárquicos para os subordinados e, vice versa, dos subordinados para os seus superiores.

REQUERIMENTO

O requerimento é uma forma de correspondência oficial escrita, por meio da qual uma pessoa faz uma solicitação a alguém que tem algum tipo de autoridade ou posição hierarquia superior em alguma organização, seja pública ou privada, como, por exemplo, governador, prefeito, autoridade militar e diretor de escola, dentre outros.

A linguagem também deve ser formal, simples, clara e objetiva.

PORTARIA

A portaria é um documento usado por um agente público, inclusive de autarquias, com algum grau de autoridade determinando providências de caráter administrativo ou estabelecendo regulamentos ou regras para a execução de uma lei ou estabelecendo regulamentos ou regras para a execução de serviços públicos ou concessionários.

Ela é usada também para nomear ou afastar funcionários do serviço público.

EDITAL

O edital é um documento expedido por órgão público ou empresa privada para informar, avisar ou fazer uma convocação. Geralmente ele é postado na Internet, no próprio site da empresa, no Diário Oficial (jornal público) do órgão público e veiculado em jornais e revistas de grande ou média circulação.

Um exemplo comum de edital é o edital de licitação, emitido por órgãos públicos para concorrência entre empresas privadas interessadas em contratos públicos. Como se trata de uma coisa pública então há necessidade de transparência e divulgação dos atos do respectivo governo, seja ele municipal, estadual ou federal.

ATA

A ata é um registro formal e resumido dos assuntos tratados e decisões tomadas em uma reunião de pessoas que participam de uma organização, seja ela com ou sem fins lucrativos, uma cooperativa ou empresa privada, por exemplo. Ela é geralmente assinada pelas pessoas que presidem e secretariam as reuniões, além, é claro, das demais pessoas que participam da reunião.

Esse documento pode ser manuscrito em livro próprio, com folhas pautadas e numeradas. Na primeira página desse livro pautado deve ser escrito um termo de abertura constando claramente a sua finalidade e o número total de páginas do livro, com assinatura e data pela pessoa responsável por ele. Já na última página deverá constar um termo de encerramento do livro, também com assinatura e data pela pessoa responsável.

O modelo mais formal de ata deve conter as seguintes informações básicas:

Cabeçalho, com o número da ata e o tipo de reunião.
Abertura, com o local, a data, a hora, o nome da organização, os nomes do presidente e dos secretários ou gerentes, dependendo de cada caso.
Quorum, que é o número mínimo ou porcentagem mínima de pessoas presentes na reunião, necessário para validar a reunião, o suficiente para tornar válidas as decisões tomadas na reunião.
Relação nominal das pessoas presentes na reunião.
Aprovação da ata anterior, se houver.
Resumo dos assuntos tratados na reunião atual e as decisões tomadas.
Fecho, indicando claramente o encerramento da reunião, acompanhado da assinatura dos componentes da mesa.

Existem também modelos de atas mais simples em que a pessoa responsável pelo documento faz um registro resumido com informações, como nome das pessoas que participaram da reunião, o local, a data, os assuntos tratados e as decisões tomadas.

CERTIFICADO

O certificado é um documento que certifica, atesta ou comprova conhecimentos, experiências ou habilidades adquiridos por uma pessoa física, que uma empresa está em conformidade com regulamentos, regras e/ou normas pré-estabelecidos por uma autoridade governamental ou outra organização para a fabricação de um produto ou prestação de um serviço ou que um produto está em conformidade com esses regulamentos, regras e/ou normas pré-estabelecidos.

Ele é um documento legal em que se certifica, atesta ou comprova algum fato, geralmente que uma pessoa física ou uma pessoa jurídica têm condições de exercer uma profissão ou desempenhar uma atividade, respectivamente, ou que um produto tem qualidade, é seguro e confiável.

RELATÓRIO

Um relatório é um documento ou um relato oral que contém um conjunto de informações utilizado para reportar ou relatar resultados parciais ou totais de uma determinada atividade, experimento, fenômeno, projeto, ação, pesquisa, estudo, investigação ou outro evento que esteja acabado ou em andamento.

Ele é uma descrição detalhada, escrita ou oral, sobre fatos de interesse da administração pública ou de entidades privadas. Ele pode ser também o parecer ou opinião sobre os fundamentos de um voto ou apreciação.

Geralmente os relatórios contêm informações prestadas por um subordinado ao seu superior hierárquico, seja dentro de organizações públicas ou privadas, governamentais ou autárquicas, policiais ou militares, com ou sem fins lucrativos, incluindo associações e cooperativas.

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