ALMOXARIFADO (ADMINISTRAÇÃO)

BENS DE CONSUMO
GESTÃO DE COMPRAS
RECURSOS MATERIAIS
RECURSOS PATRIMONIAIS
BENS DE CAPITAL
INSPEÇÃO DE MATERIAIS
CONTROLE DA PRODUÇÃO
POLÍTICAS DE CAPACIDADE
ALMOXARIFADO
JUST IN TIME
LICITAÇÕES
ESTOQUE

INTRODUÇÃO

De modo geral, no contexto de Administração de Empresas, os inúmeros recursos utilizados por uma empresa podem ser classificados como:

Recursos materiais: Geralmente, são os materiais de consumo da empresa, conhecidos também como materiais consumíveis, geralmente utilizados em um contexto de cadeia produtiva de produção de bens e/ou de prestação de serviços. Esses recursos materiais são bens físicos tangíveis usados em uma organização e que têm natureza não permanente, ou seja, são materiais consumidos ao longo de um processo produtivo, geralmente bens de estoque. Em um projeto, por exemplo, os recursos materiais são itens de consumo utilizados para completar as tarefas do projeto. Um exemplo de recurso material é o cimento em construções. A matéria-prima é um termo que se refere a materiais que estão em estado não processado ou minimamente processados. Exemplos de matéria-prima são o látex bruto, o petróleo bruto, o algodão, o carvão, a biomassa bruta, o minério de ferro, o ar, as toras, a água, etc.
Recursos patrimoniais: Geralmente, os recursos patrimoniais são bens físicos tangíveis ou bens intangíveis (marcas, por exemplo) que uma organização utiliza e que têm natureza permanente. O patrimônio é composto por bens e direitos que possuem valor econômico e pertencem a uma pessoa física ou pessoa jurídica (empresa ou organização). Já em um contexto de contabilidade, a coisa fica um pouco mais complicada, os elementos patrimoniais são classificados em ativo e passivo. Os ativos são os bens e direitos, enquanto os passivos são as obrigações. Numa linguagem mais simples, na linguagem do nosso dia a dia, os bens patrimoniais são bens tangíveis e intangíveis que possuem valor e durabilidade, também conhecidos como bens permanentes, como máquinas, equipamentos, instalações e marcas, por exemplo. A maioria dos bens tangíveis, móveis e máquinas, por exemplo, deve ser identificada com uma plaqueta, etiqueta ou inscrição do número de identificação.

BENS DE CONSUMO

Segundo o Dicionário Michaelis, os bens de consumo são os bens produzidos para o uso de consumidores finais, em estado que não possam ou não precisem passar por mais um processo industrial antes de serem efetivamente consumidos ou utilizados pelos consumidores ou usuários. Os bens de consumo estão teoricamente divididos em bens de consumo duráveis, geladeiras e fogões, por exemplo, e bens de consumo não duráveis, roupas e alimentos, por exemplo.

Os bens de capital são os bens destinados ao uso em processos do setor primário da economia, incluindo mineração e agricultura, do setor secundário, a indústria, e do setor terciário, o comércio. São bens imobilizados do ativo que podem ser utilizados como fatores de produção. Um trator utilizado na fazenda ou uma empilhadeira usada em fábrica de sucos naturais são exemplos típicos de bens de capital.

A diferença entre os dois tipos de bens é que os bens de capital são usados na produção de bens de consumo e, logicamente e obviamente, os bens de consumo são os produtos finais adquiridos pelos consumidores.

LICITAÇÃO

A licitação é um processo estabelecido por lei para aquisição de recursos materiais e patrimoniais para uso em entidades públicas e para contratação de profissionais para atuar no serviço público, nas empresas estatais, nas empresas mistas controladas pelo poder público, e para autarquias, devendo todas elas obedecerem à Lei nº 8.666 de 1993, alterada posteriormente pela Lei nº 8.883 de 1994.

A licitação é considerada uma formalidade necessária em razão da procedência dos recursos, a maioria proveniente de impostos pagos pelo cidadão ou dinheiro de empresas estatais, com a necessidade óbvia de administração responsável, democrática e transparente.

As formas principais de licitação são tomada de preços, convite e leilão.

GESTÃO DE COMPRAS

A gestão de compras é uma atividade importante para as organizações porque tem como principais objetivos o controle do volume de estoque da empresa, evitando excessos ou a falta de um determinado insumo; O contato direto com os fornecedores de matérias primas ou com os fabricantes, se for o caso; A negociação em torno de preços competitivos e a análise de custos das compras.

A gestão de compras é importante porque mantém o volume de estoque necessário para dar continuidade ao processo produtivo, evitando paradas por falta de produtos; Faz o estudo dos insumos disponíveis, comparando preços e qualidade do material; Padroniza os insumos adquiridos pela empresa, sempre que possível; Confere os pedidos e acompanha o recebimento de insumos.

Um exemplo típico da importância da gestão de compras é o das atividades de reposição de estoques em um supermercado, em que há necessidade de uma atenção especial ao volume de estoque disponível no depósito para manter a normalidade do trabalho manual e regular de reposição de mercadorias disponíveis nas gôndolas e refrigeradores.

ESTOQUE

O estoque é a acumulação de qualquer quantidade ou volume de bens físicos que possam ser conservados por um determinado período de tempo, temporariamente de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo necessário, até que seja novamente introduzido na cadeia produtiva ou, finalmente, usado ou utilizado pelo consumidor final.

Os estoques existem e são necessários somente porque não há ou não é possível harmonia total entre o fornecimento e a demanda. Segundo o Dicionário Michaelis, o estoque é o depósito de mercadorias para venda ou a própria mercadoria para venda. O estoque é a quantidade ou volume de algum bem mantido ou armazenado para ser usado quando surgir a necessidade.

No gerenciamento do controle de estoque, os gestores de produção estão envolvidos em tipos de decisões ou dúvidas, entre elas: Quanto pedir? Quando pedir?

Os gerentes de produção precisam diariamente verificar os estoques da organização em que trabalham como uma forma de administrar e gerir os recursos dela. Os estoques, em determinadas empresas, são de custos altos e, consequentemente, empatam uma parte do capital da empresa por um determinado período de tempo. Alguns itens estocados têm riscos de deteriorar-se e podem até mesmo ocupar espaço demais nos depósitos.

Por outro lado, os estoques proporcionam segurança nas tomadas de decisões frente às flutuações de demandas existentes. Um planejamento falho de estoque pode ocasionar falta de matéria prima na linha de produção ou falta de produto para vender ao consumidor, neste caso específico abrindo espaço para o avanço da concorrência, caso a mesma tenha produto similar em estoque para vender.

O estoque deve ser controlado da seguinte forma:

Os administradores devem gerenciar as tarefas do dia a dia e o mais adequado é que isso esteja interligado a um sistema informatizado para coordenar essas atividades, para que os pedidos sejam despachados e a demanda esteja de acordo com o controle de estoque;

Para controlar o sistema de estocagem é necessário definir quais procedimentos e rotinas devem ser implantados: Determinar o que deve permanecer no estoque; Determinar quando se deve reabastecer os estoques; Determinar a periodicidade do reabastecimento de estoque; Determinar quanto de estoque será necessário para um período determinado; Assegurar o suprimento de matéria prima, material auxiliar, peças, componentes e insumos no processo de fabricação, de acordo com as necessidades; Manter níveis de estoques ajustados para não elevar custos gerais relacionados aos estoques;

Acionar o setor de compras para executar a aquisição de estoque;

Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;

Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição do estoque, eventualmente, quando necessário, ou periodicamente;

Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados;

Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos, danificados e com prazos de validade vencidos;

Não aceitar falhas relacionadas à falta em relação ao material recebido, comparando a quantidade efetivamente recebida com as quantidades indicadas em pedidos, notas e/ou faturas;

Manter as quantidades e/ou volumes adequados de materiais em estoque em relação às necessidades periódicas da organização;

INSPEÇÃO DE MATERIAIS

A inspeção de materiais é uma atividade ou procedimento de natureza administrativa relacionada aos aspectos de controle de qualidade dentro de uma empresa, mas não é só isso, pois além do controle de qualidade há necessidade de checar se as quantidades especificadas também estão corretas.

Os pontos ou os departamentos em que são executadas as inspeções de materiais podem variar, dependendo do ramo ou do processo produtivo de cada organização:

Recebimento (quantidade e qualidade);
Expedição (quantidade e qualidade);
Fabricação (quantidade e qualidade);
Entrega (quantidade e qualidade);

Os principais objetivos da inspeção de materiais são: Aceitar ou rejeitar produtos; Controlar o processo para eliminar completamente ou reduzir o máximo possível o número de falhas; Aperfeiçoar o processo para corrigir as falhas do processo de fabricação;

Uma parte dos testes realizados em um contexto de inspeção de materiais é destrutiva, principalmente as análises em amostras de produtos, mas é necessário ter em mente que na maioria dos casos os testes valem a pena, pois o material que a empresa “perde” nas análises tem um custo inferior que o dinheiro que a empresa seria obrigada a pagar como indenizações aos clientes vítimas de eventuais ou ocasionais falhas / defeitos ou deficiências do produto.

ALMOXARIFADO

O almoxarifado é um depósito em organizações, principalmente empresas, utilizado para guardar e conservar materiais necessários aos demais setores, principalmente insumos utilizados na produção de mercadorias e na prestação de serviços.

Evitar divergências de números entre os inventários e os controles é um dos principais objetivos do almoxarifado. E para cumprir essa finalidade o almoxarifado deverá possui instalações adequadas e hardwares com softwares adequados para viabilizar o controle correto da entrada e saída de materiais.

Só é possível controlar corretamente a entrada e saída de materiais quando as pessoas que trabalham no almoxarifado obedecem ou se submetem a um conjunto de rotinas baseadas em quantidades de materiais relacionadas em notas fiscais (entrada) e requisições (saída).

O INVENTÁRIO

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O inventário físico é a contagem de todos os estoques de materiais e insumos da organização, em um contexto de pessoa jurídica, para verificar se as quantidades de materiais e insumos descritas nos computadores ou fichas de controle estão de acordo com as quantidades somadas dentro do almoxarifado.

Porém, vale lembrar que em um contexto de pessoa física, a expressão inventário também é utilizada pelo Poder Judiciário para verificar, avaliar e somar todo o patrimônio de pessoas já falecidas, quando seus herdeiros solicitam a divisão dos bens, enfim, para deles tomar posse definitiva.

Quando em um contexto de pessoa jurídica, o inventário é o arrolamento detalhado demonstrando quantidades e valores de matérias primas, bens acabados e/ou semiacabados no depósito e, algumas vezes, inclui também prédios e fábricas. Frequentemente é usado como sinônimo de estoque.

JUST IN TIME

A expressão just in time é usada para denominar a filosofia de trabalho criada a partir dos conceitos produtivos inovadores de Taiichi Ohno, implantados inicialmente nas linhas de produção da fabricante de automóveis japonesa Toyota Motor Company, que resultaram num sistema de administração de produção com a demanda específica de diferentes modelos e cores de veículos com o mínimo de atraso, graças ao planejamento antecipado da produção, com organização, liderança e controle ajustados para um trabalho bem coordenado.

O just in time é uma filosofia ou método de trabalho surgida no Japão na década de 1970, o principal exemplo de emprego do just in time é o método de trabalho adotado na fabricante japonesa de automóveis Toyota, e envolve princípios de engenharia industrial e de produção voltada para a eliminação de desperdícios e a melhoria contínua da produtividade.

O sistema baseava-se na redução do tempo que era necessário para passar a produção de uma peça ou modelo para outro. Se o tempo de mudança podia ser reduzido em boa medida então as mudanças poderiam ocorrer com mais frequência, mais modelos poderiam ser produzidos, o tempo de produção de um lote seria reduzido e com isso os estoques de matérias primas que ocupavam espaço do próprio fabricante de automóveis seriam reduzidos.

Era um sistema de produção que dava prioridade para o que o consumidor queria comprar, em vez de um sistema menos flexível em que o fabricante só ou quase sempre fabricava apenas o que queria fabricar, ou seja, o cliente “puxava” a produção e não o contrário, o fabricante “empurrar” a produção para o consumidor consumir.

Porém, há necessidade de alguma cautela ou reserva na implantação do just in time nas plantas de fabricantes em geral, pois se o estoque de matérias primas é baixo demais e, eventualmente, um dos fornecedores tiver dificuldade de cumprir prazos de entrega de matéria-prima então obviamente praticamente toda ou quase toda a produção da fábrica que adota o just in time será prejudicada, em casos extremos a produção será interrompida temporariamente.

Para evitar tais contratempos é necessária uma boa seleção de fornecedores, com gente responsável e esforçada na administração de tais fornecedores, mas esse cuidado adicional na seleção de fornecedores não é garantia de total isenção de atrasos ou interrupção de fornecimento, pois uma eventualidade difícil de controlar, como, por exemplo, excesso de chuvas, greve de trabalhadores, estiagem ou seca, falta de energia, acidente de trabalho, entre outras, poderá causar atrasos ou interrupções inevitáveis e fora de controle.

Por outro lado, a superprodução é a produção acima da demanda que, em um contexto de macroeconomia, quase certamente causa um fenômeno de queda dos preços ao consumidor dos bens produzidos, ou seja, o método just in time de produção é o resultado de um esforço para evitar a superprodução.

Um dos objetivos dos criadores do just in time foi justamente evitar a superprodução, que poderia causar queda nos preços dos produtos produzidos, com consequente prejuízo, na pior das hipóteses.

LOGÍSTICA

A logística é o processo de planejar, implementar e controlar os fluxos eficientes de materiais e informações, desde o ponto de origem até o ponto de consumo. O termo logística teve origem militar, a princípio relacionado com o fornecimento de materiais consumíveis (munições, combustíveis e medicamentos de primeiros socorros, por exemplo), máquinas e equipamentos utilizados durante a guerra, mas, posteriormente, o termo foi adaptado para uso civil, tanto na indústria quanto no comércio.

A parte inicial da estrutura de logística é conhecida também como cadeia de suprimentos e tem o propósito de atender às necessidades dos clientes, na outra ponta, onde está a outra parte da estrutura de logística, chamada de cadeia de distribuição. A cadeia de suprimentos é um dos três elos formadores da logística, onde estão todas as movimentações de recursos e informações entre a empresa fabricante ou prestadora de serviços e os seus fornecedores, que suprem a empresa de recursos necessários.

Por exemplo: A cadeia de suprimentos de um laticínio é formada pelos resfriadores de leite instalados nas propriedades rurais produtoras de leite, que conservam o leite em baixas temperaturas, e pelos caminhões que transportam o leite dessas propriedades rurais produtoras até os laticínios que, por sua vez, processam o leite para torná-lo adequado para o consumo humano.

A palavra transporte vem do latim “trans” (que significa “de um lado para outro”) e “portare” (que significa “carregar”). Pode-se dizer então que a palavra transporte significa transportar algo de um lado para outro.

Segundo o Dicionário Michaelis, a palavra modal tem vários significados, dentre eles o sinônimo modalidade, o que em um contexto de logística pode-se dizer que modal de transporte é uma modalidade, tipo ou forma de transporte, para transportar pessoas ou cargas. O modal de transporte marítimo, por exemplo, é composto por oceanos, portos e embarcações. Esse é então um tipo, uma modalidade de transporte, uma forma de transportar pessoas e/ou cargas.

ARMAZENAMENTO

O armazenamento é o ato ou efeito de armazenar, guardar, juntar qualquer coisa ou uma variedade de coisas em algum lugar seguro, organizado e higiênico para que seja possível resgatá-las, consultá-las, utilizá-las ou consumi-las posteriormente. O armazenamento é a guarda metódica em um local acessível para posterior localização e preservação dos materiais estocados. O objetivo do armazenamento é atender às necessidades operacionais no momento adequado, em quantidade autorizada e em bom estado de conservação.

Em um contexto de organizações com fins lucrativos, o armazenamento é importante porque é praticamente impossível reduzir a zero, em uma grande variedade de indústrias e no comércio, o estoque de matérias primas e outros materiais variados adquiridos dos fornecedores e, na outra ponta da iniciativa privada, também é praticamente impossível reduzir à zero o estoque do que se produz, antes de vendê-lo ao cliente ou consumidor.

Por exemplo, uma grande usina de álcool / etanol precisa armazenar o seu produto, que vende às distribuidoras, em grandes reservatórios de combustível. Esse produto é então vendido às distribuidoras, que, por sua vez, vende para o consumidor final.

Até mesmo em residências o armazenamento é necessário. Geralmente, as donas de casa mantêm sob controle os estoques domésticos, repondo o que é necessário quando fazem a compra do mês no supermercado.

O armazenamento também é a função mercadológica de guardar e proteger bens entre o momento de sua produção e o momento de sua venda final.

Em um contexto de TI - Tecnologia da Informação, a expressão armazenamento também tem o sentido de acumulação de dados na memória de um computador.

UNITIZAÇÃO DE CARGAS

A unitização de cargas é o agrupamento ou acondicionamento de diversos volumes ou unidades de mercadorias de modo a formarem conjuntos maiores ou volumes maiores de tipos e formatos padronizados, para que possam ser mecanicamente e/ou manualmente movimentados ao longo da cadeia de transportes, eliminando-se assim os múltiplos, dispendiosos e desnecessários manuseios ou transportes da carga fracionada.

De modo geral, a unitização de cargas é executada por meio de contêineres, paletes, caixas (de papelão ou de madeira) e bags. É possível também a unitização de cargas por meio de sacos plásticos e/ou sacas de diversos tamanhos e formatos.

GESTÃO PATRIMONIAL

A gestão patrimonial é o trabalho de administração do patrimônio de uma organização, é um trabalho de planejamento, organização e controle do patrimônio, que envolve atividades de análise e avaliação do valor de mercado dos bens e investimentos feitos pela organização.

Ela compreende a realização do inventário físico com emplaquetamento de todos os bens não consumíveis, utilizando a identificação por placas em código de barras ou convencional e uma comparação dos registros.

A gestão patrimonial é a maneira mais adequada de utilização de máquinas e equipamentos, movimentação e armazenagem de matérias primas, aproveitamento de mão-de-obra e conservação de instalações.

CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

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A codificação de materiais é o trabalho de marcar os materiais armazenados na organização com códigos para melhor identificação e, consequentemente, para evitar confusões. Por meio da codificação de materiais representa-se todas as informações necessárias, suficientes e desejadas, por meio de números e/ou letras, com base na classificação dos materiais.

Devido às inúmeras quantidades e variedades de elementos que podem compor os bens das organizações, há necessidade de identificá-los em produtos, subprodutos, itens e subitens, para facilitar a localização de todos eles. Através da codificação os materiais podem ser organizados em classes, grupos ou categorias, dando origem ao sistema de codificação, que é útil para tornar mais ágil e eficiente a localização e a identificação das especificações que caracteriza cada material de propriedade da organização.

O sistema decimal simplificado usa basicamente números e o sistema de código de barras apresenta-se por meio de simbologias, basicamente um arranjo de barras verticais pretas combinadas com números.

MRP - MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING

Quando foi criado, o MRP – Material Requirements Planning, ou Plano de Requisição de Materiais, era um planejamento das necessidades de materiais ou um sistema de planejamento para gestão adequada de materiais, era um planejamento dos recursos de manufatura. Porém, com o passar do tempo, esse conceito desenvolveu-se para também abranger a gestão de operações das organizações, e atualmente é um sistema corporativo que apoia o planejamento de todas as necessidades de recursos do negócio.

O MRP – Material Requirements Planning é usado principalmente em empresas de manufatura, ou seja, indústrias. Por meio dele as empresas calculam a quantidade ou volume de materiais necessários de terminado tipo e em determinado tempo. Para isso, o MRP – Material Requirements Planning contém dados extraídos e processados a partir dos pedidos firmes em carteira da respectiva organização e uma estimativa do que a organização acredita que terá, futuramente, em carteira.

Os três principais elementos de um sistema MRP atual são:

Previsão da procura ou demanda, expressa em unidades (quantidade ou volume) de capacidade de produção. Quanto mais conservadora e menos audaciosa for a previsão, menor será o risco da organização cometer o erro de superprodução, que pode resultar em estoque encalhado;

Ordens de produção, carteira de encomendas firmes ou orçamento inicial, baseados em pedidos reais de clientes;

Metodologia de controle para decisão da velocidade de reposição dos estoques nos níveis orçamentados, quando ocorrem falhas de previsão da procura ou demanda, originando excessos ou falta dos mesmos;

CONTROLE DA PRODUÇÃO

Há operações de produção de bens ou prestação de serviços que são razoavelmente previsíveis a longo e médio prazos, operações em que é possível prever com razoável antecedência a demanda futura por bens ou prestação de serviços. Porém, há também situações em que não é possível prever a demanda futura por bens ou serviços, portanto há o que se costuma chamar de incerteza de demanda.

Quando há incerteza de demanda futura o planejamento é mais difícil, e quando há mudança imprevista ou imprevisível nos cenários econômicos, sociais e políticos, ou quando há introdução de uma nova tecnologia de produção no mercado, há necessidade de replanejamento para realinhar a organização em relação às novas tendências. Nesse caso, há necessidade de fazer uma adaptação nas atuais técnicas de controle de produção ou mudar as técnicas de controle para acompanhar as mudanças ou evolução da tecnologia de produção.

No caso de demanda dependente, quando há previsibilidade de demanda e quando a organização se dispõe a atender os pedidos de clientes, a operação de produção será iniciada somente quando for necessário, para atender cada pedido.

POLÍTICAS DE CAPACIDADE

As decisões tomadas por gerentes de produção no planejamento das políticas de capacidade das empresas afetarão diversos aspectos de desempenho delas, entre eles:

Níveis de capacidade muito acima da produção realizada para atender a demanda podem resultar em subutilização de capacidade e, portanto, alto custo unitário.
Por outro lado, as receitas serão afetadas positivamente pelo equilíbrio entre capacidade e demanda, ou seja, níveis de capacidade iguais ou pouco superiores possibilitarão que toda a demanda seja atendida satisfatoriamente, assim não haverá perda de receitas e, provavelmente, não haverá perda de clientes para empresas concorrentes, o que é comum quando uma empresa não tem condições de atender num prazo razoável os pedidos dos clientes.
A qualidade (produção de bens ou prestação de serviços dentro do padrão adotado pela organização) dos bens ou serviços produzidos poderia, eventualmente, ser afetada negativamente como consequência da contratação de pessoal temporário, como consequência e como suposta solução para a incapacidade de produção no curto prazo para atender ao aumento de demanda.

Este último é um ponto delicado sob diversos ângulos, e um desses ângulos é aquilo que os trabalhadores mais novos e sem experiência costumam interpretar com a seguinte frase: “Se não me dão oportunidade de fazer algo que ainda não aprendi ou que ainda não tenho prática, então como posso adquirir experiência?”

De fato é um círculo vicioso: Sem oportunidade não há habilidade, não há experiência, o talento inato, ou seja, a aptidão para desenvolver atividades, não é cultivado, não é colocado em prática, como semente sem terra e água não nasce.

Provavelmente a solução para este problema seja o investimento da organização em treinamento dos seus funcionários, os recém chegados e os já contratados há mais tempo.

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